Publicado em 30/03/2022
Melissa, Vespa
Veja o que é e como funciona o método Kanban. Conheça as vantagens desse sistema para o gerenciamento de processos da sua empresa com o Blog Sellentt!
Muitos gestores desejam melhorar a eficiência da sua gestão comercial, buscando por diferentes táticas de gerenciamento que sejam capazes de trazer resultados positivos.
Nesse sentido, uma metodologia que merece destaque é o Kanban, que é capaz de aumentar a produtividade e melhorar a tomada de decisões. Mas, afinal, o que é exatamente esse workflow? Como funciona? Quais são os benefícios?
Confira as respostas ao longo do artigo. Boa leitura!
O Kanban é um sistema de gerenciamento de processos, tarefas ou projetos que tem como objetivo proporcionar uma visualização clara e imediata do progresso das atividades. Isso permite que tanto o gestor quanto os membros da equipe possam identificar rapidamente em qual estágio cada atividade se encontra.
A origem do método Kanban remonta ao Japão dos anos 1940, mais especificamente à Toyota. A empresa buscava uma maneira eficiente de gerenciar seu fluxo de trabalho e se inspirou nos supermercados, que só reabasteciam seus estoques conforme a demanda dos clientes. Assim surgiu o sistema Kanban, cujo nome significa “cartão” ou “sinalização” em japonês.
Essa metodologia kanban consiste no uso de elementos visuais – geralmente cartões, quadros e colunas – para representar as tarefas e seu status. Cada cartão representa uma tarefa e sua movimentação entre as colunas indica o progresso dessa tarefa. Por exemplo, um quadro Kanban simples pode ter três colunas: “Para fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.
O Kanban não serve apenas para rastrear o progresso das tarefas, mas também para identificar gargalos no processo e áreas que precisam de melhorias. Além disso, promove a colaboração da equipe, pois todos podem ver o que está sendo feito, quem está fazendo e o que precisa ser feito a seguir.
No mundo moderno, o Kanban tem sido aplicado em várias áreas além da manufatura, incluindo desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos e até mesmo tarefas pessoais. Existem também várias ferramentas digitais disponíveis que facilitam a implementação e o uso do sistema Kanban.
Em primeiro lugar, para utilizar o método Kanban é necessário conhecer os workflows de sua organização. Ou seja, é preciso mapear quais são os fluxos de trabalho de cada setor, listando as etapas essenciais de cada procedimento desde o início até a conclusão.
Feito isso, é hora organizar as tarefas de acordo com o sistema Kanban. Nome derivado do japonês, significa “cartão” ou “sinalização” e retrata o modo como a metodologia funciona. Nesse sentido, são necessários 3 elementos:
Cartão: cada atividade é representada por um cartão diferente;
Coluna: simbolizam os estágios do processo;
Dashboard: é o local de visualização das tarefas que estão sendo gerenciadas.
Só para exemplificar, um dos modos de aplicar o sistema é por meio do uso de post-its. Nessa situação, o gestor utiliza um quadro branco e faz as divisões dos workflows em colunas, o jeito clássico contém 3 fluxos:
Mas o ideal é adaptar para a realidade da empresa. Por exemplo, em alguns casos, é necessário incluir colunas de “em aprovação” ou “aguardando pagamento” e outras coisas do tipo.
Após isso, cada tarefa é escrita em um post-it diferente e fixada nas colunas correspondentes ao seu status, formando uma lista. Basicamente, para aplicar o método Kanban, basta mover os post-its de acordo com o andamento da atividade, avançando a cada nova conclusão de etapa.
Para facilitar ainda mais a visualização e o acompanhamento dos processos, existe a possibilidade de trabalhar com uma esquematização de cores. Assim, cada estágio é representado por uma cor diferente.
A gestão inteligente depende da boa organização. Dessa forma, o gestor consegue perceber mais claramente quais são os aspectos que precisam de melhorias nas operações empresariais e a tomada de decisões se torna mais assertiva.
No caso do CRM (Customer Relationship Management), o intuito da aplicação do Kanban é otimizar o ritmo das vendas por estruturar todas as ações envolvidas no processo, identificando as etapas em que podem estar ocorrendo gargalos que dificultam a finalização.
Além disso, os membros da equipe de vendas se tornam mais conscientes sobre quais são as suas tarefas e o tempo que estão gastando em cada uma delas. Com isso, o gestor pode sinalizar quais devem ser as prioridades e oferecer treinamento que realmente seja satisfatório para o progresso no desempenho dos vendedores.
Vale ressaltar também que o uso do sistema Kanban permite que a gestão comercial compreenda qual é real capacidade do seu time quanto ao volume de atividades. Assim, é mais fácil fazer uma previsão realista do nível de receita que a organização é capaz de obter com o atual quadro de colaboradores.
Confira cinco benefícios cruciais que a implementação do método Kanban pode trazer para o gerenciamento de processos em sua empresa.
Essa abordagem visual e dinâmica não apenas melhora a eficiência operacional, mas também fomenta uma cultura de colaboração e transparência entre as equipes. Veja abaixo:
Primeiramente, o sistema Kanban possibilita a maior organização dos processos empresariais, já que os fluxos passam a ser mapeados. Dessa forma, tanto os gestores como os colaboradores sabem exatamente quais são as etapas das atividades e como cada pessoa está envolvida na conclusão dos estágios.
Além disso, evita que algumas tarefas fiquem perdidas entre tantas outras e, por fim, acabem sendo esquecidas e não sejam executadas. O que pode causar prejuízos para o negócio.
Outra vantagem do método Kanban é o aumento da produtividade. Isso acontece por várias razões diferentes. Por exemplo, conhecendo mais profundamente o processo, é possível notar quais atividades podem ser automatizadas ou até mesmo eliminadas. Talvez, seja algo que apenas toma tempo, sendo que existem outros modos de alcançar o mesmo resultado e que sejam mais rápidos.
O uso do quadro também permite que os colaboradores saibam quando a tarefa está sob a sua responsabilidade e logo comecem o seu trabalho, diminuindo quedas na produção devido a falhas na comunicação.
Vale dizer ainda que, para os gestores, o Kanban facilita na identificação dos estágios que estão apresentando grande demora para alcançar a finalização, possibilitando o desenvolvimento de soluções para melhorar o problema.
O sucesso das estratégias comerciais está vinculado à boa integração entre os membros da equipe. É necessário que todos compreendam o valor que o seu trabalho possui. O conjunto de todas as ações praticadas por cada colaborador é o que traz os bons resultados.
Nesse sentido, quando compartilhado, o sistema Kanban ajuda que todos visualizem qual é o seu papel dentro de um objetivo maior. Isso favorece o senso de colaboração entre o time, uma vez que todos percebem que são importantes.
Além do mais, os profissionais podem auxiliar uns aos outros quando notam que uma atividade não está avançando no quadro, fornecendo o suporte necessário para que o colega seja capaz de cumprir a sua tarefa.
Por último, o sistema auxilia na tomada de decisões mais estratégicas, já que o gestor consegue visualizar de forma ampla quais são todas as atividades em andamento e é capaz de priorizar aquilo que é mais importante no momento.
A gestão comercial também consegue perceber quais são os fluxos problemáticos e modificá-los conforme as necessidades organizacionais.
Então, que tal usar o método Kanban em sua empresa para melhorar o gerenciamento de processos?
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